Nur das Beste für Ihr Immobilienvermögen

Ein Blick hinter die Kulissen des WEG-Teams der IVV

Das WEG-Team der IVV Immobiliengruppe hat nur ein Ziel: basierend auf dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) Antworten auf alle Fragen zu finden, die die Verwaltung Ihres Wohn- bzw. Gewerbeimmobilieneigentums betreffen – von der Wirtschaftsplanung bis zur Umsetzung von Beschlüssen. Das ist leichter gesagt als getan. Dahinter verbergen sich komplexe Aufgaben, die wir Ihnen näherbringen wollen.

Hannelore Fey im Gespräch mit Sarah Bovelet

„Die Betreuung von Immobilien nach dem Wohnungseigentumsgesetz ist äußerst vielfältig und erfordert sehr viel unterschiedliches Know-how“, so Marco Ludwig, geschäftsführender Gesellschafter und WEG-Teamleiter. „Und genau das macht die WEG-Verwaltung so spannend. Viele unserer Kunden wissen vermutlich nicht, was alles dazugehört.“ Höchste Zeit, das Leistungsspektrum genauer unter die Lupe zu nehmen.

Vielfältige Aufgaben aus unter schiedlichen Fachbereichen Das WEG-Team betreut nicht nur reine Wohnanlagen, sondern auch gemischte Objekte mit Gewerbeanteil sowie reine Gewerbeobjekte, wie zum Beispiel das Einkaufszentrum Bergischer Hof in Gummersbach. Die Kontrolle des Hausmeisters, die Wahrung des Objekterscheinungsbildes und regelmäßige Begehungen stehen ebenso auf der Tagesordnung wie die Erstellung von Wirtschaftsabrechnungen, Wirtschafts- und Budgetplanungen oder die Organisation und Durchführung von Eigentümerversammlungen und Beiratssitzungen. „Der Verwaltungsbeirat ist für die tägliche Arbeit ein wichtiges Bindeglied. Sofern unvorhergesehene Dinge zu beauftragen oder zu entscheiden sind, spricht der Verwalter die Vorgehensweise zunächst mit dem Verwaltungsbeirat ab. Eine weitere feste Größe ist der Beirat, wenn es um die Belegprüfung sowie die vorzeitige Besprechung der Tagesordnungspunkte geht,“ so Marco Allmandinger, einer der sieben Sachbearbeiter des Teams.

Zur Durchsetzung der Rechte der Gemeinschaft kooperiert das Team mit externen Fachanwälten Das Hauptinteresse einer Gemeinschaft gilt neben dem positiven Erscheinungsbild der ausreichenden Liquidität für jedes Objekt. Hierbei ist es besonders wichtig, Wohngeldzahlungen zeitgerecht zu überwachen. Wir arbeiten bei Problemfällen mit Fachanwälten zusammen, um gegebenenfalls Rückstände bei einzelnen Eigentümern im Namen der Gemeinschaft einzuklagen. „Fachanwälte ziehen wir vor allem dann heran, wenn Klagen für eine Gemeinschaft Dritten gegenüber notwendig sind. So z. B. in Fällen von Beweissicherungsverfahren gegen Bauträger bei Baumängeln oder bei Streitigkeiten zwischen einzelnen Eigentümern und der restlichen Eigentümergemeinschaft. Unsere Aufgabe ist es, die Eigentümer umfassend vor finanziellen Schäden zu schützen,“ erläutert Hannelore Fey. Um Auseinandersetzungen zu vermeiden, lässt sich das Team so früh wie nötig beraten – zur Formulierung rechtssicherer Beschlüsse ebenso wie zur Umsetzung der aktuellen Rechtsprechung. Als Grundlage für die Verwaltung von Eigentumsimmobilien dienen nicht nur das Wohnungseigentumsgesetz (WEG), das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) oder das Allgemeine Bürgerliche Gesetzbuch (AGBG), sondern u. a. auch das Handelsgesetzbuch (HGB), die Erbbaurechtsverordnung, die Grundbuchverordnung, das Zwangsversteigerungsgesetz, die Zivilprozessordnung, die Konkursordnung und das Nachbarschaftsrecht. „Wir selbst müssen also ein breites juristisches Spektrum beherrschen, um Anwälte sinnvoll einsetzen zu können.“

Ihre Ansprechpartner im WEG-Team (v. l. n. r.): Marco Ludwig, Hannelore Fey, Yvonne Koppenhöfer, Fabian Schüren, Elisabeth Vianden, Sarah Bovelet, Rabea Müller, Marco Allmandinger, Andrea Blatzheim und Antje Weißenfels

Enge Zusammenarbeit mit Versicherern und Maklern Die Beschaffung von passgenauem Deckungsschutz ohne teure Unter- oder Überdeckung ist eine weitere bedeutende Aufgabe des WEG-Teams. „Wir haben Rahmen-verträge mit Versicherern abgeschlossen, um unseren Kunden den optimalen Versicherungsschutz zu besten Bedingungen zu bieten und so den Eigentümern zu spürbaren Einsparungen zu verhelfen“, erzählt Fabian Schüren. „Ergänzend dazu entscheiden wir natürlich immer von Objekt zu Objekt, in welchem Umfang zusätzlicher Versicherungsschutz benötigt wird. Dazu kooperieren wir eng mit spezialisierten Maklern.

“Vorausschauendes Facility Management sichert die Wohn-bzw. Arbeits- qualität in den betreuten Objekten
Als Facility Manager ist das WEG-Team auch mit den Aufgaben der Planung, Bewirtschaftung, Erhaltung und Sanierung der von ihnen betreuten Objekte vertraut. Dies bedeutet, dass jeder Sachbearbeiter nicht nur im kaufmännischen Bereich fit sein, sondern auch in handwerklichen Bereichen über Grundkenntnisse verfügen muss. Jeder Sachbearbeiter sollte seine Objekte sowohl mit den Augen eines Architekten als auch eines Handwerkers sehen. Dabei geht es um die unterschiedlichsten Gewerke, wie z. B. Heizung, Sanitär, Dachdecker, Maler bis hin zu Garten- und Landschaftsbau, Gebäudereinigung oder Elektro- und Sicherheitstechnik. Sarah Bovelet: „Beim Facility Management ist es entscheidend, vorausschauend zu planen, um rechtzeitig Beschlüsse fassen zu können. Was muss wann erneuert, erweitert oder instandgesetzt werden? Auf den Eigentümerversammlungen erläutern und begründen wir die angestrebten Maßnahmen ausführlich und holen uns das „Go“ dafür ein.“

Die Auflistung von kaufmännischen Leistungen ist beeindruckend Die Erstellung der Hausgeldabrechnungen, Mahnverfahren, die Einleitung von Klagen bei Zahlungsrückständen, die Budgetplanung für das kommende Wirtschaftsjahr, die Freigabe von Rechnungen für die einzelnen Objekte, Gehaltszahlungen an Minijobber oder fest angestellte Hausmeister, die Beantwortung von vielen kleinen Fragen des täglichen Bedarfs rund um das Wohnungseigentumsrecht, die Umsetzung von Beschlüssen der letzten Versammlung und gleichzeitig die Vorbereitung von Maßnahmen, die auf der nächsten Versammlung beschlossen werden sollten, das Erfassen von Wasser- und Energieverbrauch, der Abschluss von Wartungsverträgen für Fahrstühle, Feuerlöscher und Heizungen und, und, und. Das alles sind nur einige der kaufmännischen Pflichten, die mit der Verwaltung von Wohnungseigentum einhergehen. „Aber dies sind ja nur die täglichen Aufgaben im Büro,“ teilt Rabea Müller mit. „Abwechslungsreich ist unser Beruf vor allem deshalb, weil wir ja auch viel in den Objekten vor Ort sind. Dort kontrollieren wir dann beispielsweise die beauftragten Handwerker und Hausmeisterfirmen. Ist wirklich alles zur Zufriedenheit ausgeführt?! Und wenn nicht – dann müssen die Firmen eben nacharbeiten. Die Kontrolle vor Ort ist das A und O.“ Eine Frage, die die Redaktion allen Mitarbeitern stellt: „Sie sind sehr viel unterwegs, und das nicht nur tagsüber, sondern auch abends – insbesondere dann, wenn die Versammlungen abgehalten werden. Wie kommen Sie damit zurecht?“ Seitens der Mitarbeiter der IVV kam zu dieser Frage meistens ein Lächeln und dem Sinne nach dieselbe Antwort wie von Antje Weißenfels: „Natürlich wünscht man sich manchmal einen Abend früher frei, aber im Grunde weiß jeder, der sich für diesen Job bewirbt, was ihn erwartet. Wenn einem dieser Beruf keinen Spaß macht, überlebt man nicht lange. Ich bin seit zehn Jahren dabei. Raten Sie mal, ob mir der Job gefällt …“

Jeder Eigentümer hat einen persönlichen Ansprechpartner Ganz klar, dass bei dieser Fülle von Aufgaben ein hoher Kommunikationsbedarf besteht. Daher gibt es im WEG-Team der IVV für jedes Objekt einen Ansprechpartner, an den sich die Eigentümer mit ihren Fragen, Wünschen und Bedürfnissen gemäß WEG wenden können. Neben Marco Allmandinger, Sarah Bovelet, Rabea Müller, Antje Weißenfels, Hannelore Fey und Fabian Schüren sind dies Elisabeth Vianden, Andrea Blatzheim und Marco Ludwig. Yvonne Koppenhöfer absolviert derzeit ihre Ausbildung zur Immobilienkauffrau und unterstützt das Team tatkräftig. Ein eingespieltes Team aus jungen und erfahrenen Mitarbeitern, das hoch motiviert ist, stets die besten Entscheidungen für das Immobilienvermögen der Eigentümer – im Rahmen des WEG – zu treffen bzw. vorzubereiten. Das dazu erforderliche Fachwissen frischen sie regelmäßig in internen und externen Seminaren auf. Darüber hinaus zeichnen sich die Mitarbeiter des WEG-Teams durch viel Fingerspitzengefühl im Umgang mit Menschen aus, ebenso durch eine hohe Belastbarkeit und gute Kommunikations- und Kritikfähigkeit. Aufgrund der Größe des Teams sind Urlaube oder krankheitsbedingte Ausfälle einfach zu überbrücken, sodass die Prozesse der WEG-Verwaltung an keiner Stelle ins Stocken geraten. Insgesamt betreut das Team um Marco Ludwig und Andrea Blatzheim aktuell rund 10.000 Wohneinheiten in Köln, Bonn, Düsseldorf und Umgebung.

Als IVV-Kunde profitieren Sie von Einsparungen bei den Betriebskosten

Aufgrund der hohen Anzahl betreuter Objekte gelingt es der IVV Immobiliengruppe, Rahmenverträge und Sonderkonditionen mit Partnern aus den unterschiedlichsten Branchen abzuschließen: von Telekommunikations-, Energie- und Versicherungsanbietern bis hin zu Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen. An Arbeit fehlt es bei einer Immobilie nie: zum Beispiel an Heizung, Aufzug, Feuerlöscher, Lüftung, Klimaanlage und, und und.

Die von uns getroffenen Vereinbarungen zahlen sich für Sie als Eigentümer eines von uns betreuten Objekts in barer Münze aus!

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