Was Verwalter alles tun ...
... und was Eigentümer sehen
Nur die berühmte Spitze des Eisbergs – so könnte man das Prinzip nennen, nach dem Eigentümer die Arbeit eines Immobilien-Verwalters wahrnehmen.
Das sieht der Eigentümer:
- Wirtschaftsplan
- Hausgeldabrechnung
- Eigentümerversammlung
- Rundschreiben
- Aushänge
- Mitarbeiter bei Anwesenheit in der Wohnanlage
- Individuelle Leistungen wie Beratung/Information
- Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen
Einen etwas tieferen Einblick in die Verwalterleistung erhalten Verwaltungsbeiräte:
- Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Pressespiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle
- Belegprüfung
- Vorbereitung der Eigentümerversammlungen
- Ortstermine
- Beiratsgespräche
- Korrespondenz und Verträge
- Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
- Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld
Diese Leistungen sieht der Eigentümer nicht:
- Kaufmännische Leistungen: Verbuchen sämtliche Geldeingänge und -ausgänge
- Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen
- Bearbeiten von Lastschriftbuchungen
- Überwachung von Zahlungseingängen
- Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
- Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Giro-, Festgeld- und Sparkonten
- Rechungskontrolle
- Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
- Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung
- Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksamen Leistungen
- Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft
- Errechnen, Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
- Erstellen von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen
- Veranlassen von Heizkostenabrechnungen
- Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser-/Stormverbrauch)
- Kennen und Beachten von Lohn-/Einkommenssteuer-/Umsatzsteuergesetz, Abgabenverordnung, Grundsteuergesetz usw.
- Technische Leistungen: Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln
- Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)
- Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister
- Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (Antenne)
- Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung, Aufzugs-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung)
- Vorbereiten und Organisieren von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher usw.)
- Bearbeiten von Schlüsselbestellungen und Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z. B. Rohrbruch) einschl. Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit Versicherung
- Vergeben/Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschl. Abrechnen
- Beauftragen von Sachverständigen
- Kennen und Beachten von z. B. DIN-Bestimmungen, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Feueranlagenverordnung einschl. der Durchführungsbestimmungen
- Allgemeine Verwaltung: Korrespondenz mit Eigentümern
- Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten
- Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung
- Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
- Beraten von Eigentümern, Hausmeistern
- Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträgen usw.)
- Terminabstimmung, Saalbestellung, Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung
- Erstellen der Beschlussniederschrift einschl. Versenden an alle Eigentümer
- Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen
- Erteilen von Genehmigungen (Telefon, Veräußerungen, Vermietungen, gewerbliche Nutzung)
- Ausbilden von eigenem Personal und Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeister)
- Kennen und Beachten von WEG, BGB, AGBG, HGB, Erbbaurechtsverordnung, Grundbuchverordnung, Zwangsversteigerungsgesetz, ZPO, Konkursordnung, Nachbarschaftsrecht.
Quelle: Bundes-Fachverband Wohnungsverwalter e. V.
